Kto Płaci za Zwolnienie Lekarskie (L4) w Firmie Poniżej 20 Osób? Kompleksowy Przewodnik na Rok 2025
Zwolnienie lekarskie, popularnie nazywane L4, to formalne potwierdzenie niezdolności pracownika do wykonywania obowiązków zawodowych z powodu choroby lub urazu. Kwestia finansowania L4, szczególnie w małych firmach, budzi wiele pytań i wątpliwości. W niniejszym artykule szczegółowo omówimy, kto ponosi odpowiedzialność za wypłatę wynagrodzenia chorobowego i zasiłku chorobowego w przedsiębiorstwach zatrudniających mniej niż 20 osób, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów obowiązujących w roku 2025.
Wynagrodzenie Chorobowe a Zasiłek Chorobowy – Kluczowe Różnice
Zanim przejdziemy do szczegółowych regulacji, warto precyzyjnie rozróżnić dwa pojęcia: wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy. Często są one mylone, co prowadzi do nieporozumień.
- Wynagrodzenie chorobowe: To świadczenie wypłacane przez pracodawcę w okresie pierwszych dni niezdolności pracownika do pracy z powodu choroby.
- Zasiłek chorobowy: To świadczenie wypłacane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) lub bezpośrednio przez większego pracodawcę (zatrudniającego powyżej 20 osób) po upływie okresu, w którym to pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe.
Okres wypłaty wynagrodzenia chorobowego przez pracodawcę, zanim odpowiedzialność przejmuje ZUS (lub duży pracodawca), jest kluczowy. Czas ten określa, kto w danym momencie finansuje nieobecność pracownika.
Obowiązki Pracodawcy w Zakresie Wynagrodzenia Chorobowego w 2025 Roku
Zgodnie z obowiązującymi przepisami w 2025 roku, pracodawca ma obowiązek wypłacać wynagrodzenie chorobowe pracownikowi przez określony czas. Ten czas zależy od wieku pracownika i wynosi:
- 33 dni w roku kalendarzowym – dla pracowników, którzy nie ukończyli 50 roku życia.
- 14 dni w roku kalendarzowym – dla pracowników, którzy ukończyli 50 rok życia.
Ważne: Powyższe okresy dotyczą łącznej liczby dni niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym. Oznacza to, że jeśli pracownik choruje kilka razy w ciągu roku, pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe aż do wyczerpania limitu 33 lub 14 dni.
Przykład: Pan Jan, lat 45, pracujący w firmie zatrudniającej 15 osób, był chory w styczniu przez 10 dni. Pracodawca wypłacił mu wynagrodzenie chorobowe za te 10 dni. W maju Pan Jan ponownie zachorował i był niezdolny do pracy przez kolejne 15 dni. Pracodawca znowu wypłacił mu wynagrodzenie chorobowe. Pozostało mu jeszcze 8 dni (33 – 10 – 15 = 8) do wykorzystania w danym roku kalendarzowym, za które pracodawca będzie wypłacał wynagrodzenie chorobowe w razie choroby.
Wysokość wynagrodzenia chorobowego wynosi zazwyczaj 80% podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe. Wyjątkiem są niektóre sytuacje, w których przysługuje 100% wynagrodzenia chorobowego, np. choroba w okresie ciąży, wypadek w drodze do pracy lub z pracy, albo poddanie się badaniom lekarskim dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz dawców komórek, tkanek i narządów.
Rola ZUS w Wypłacie Zasiłku Chorobowego dla Małych Firm
Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) odgrywa kluczową rolę w systemie wypłaty zasiłków chorobowych, szczególnie w przypadku małych firm, czyli takich, które zatrudniają mniej niż 20 ubezpieczonych na dzień 30 listopada roku poprzedniego. Po upływie okresu, za który pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe (33 dni lub 14 dni), obowiązek wypłaty zasiłku chorobowego przechodzi na ZUS. To właśnie ZUS, a nie pracodawca, wypłaca świadczenie pracownikowi za dalszy okres niezdolności do pracy.
Aby pracownik mógł otrzymać zasiłek chorobowy od ZUS, pracodawca musi terminowo i prawidłowo zgłaszać go do ubezpieczenia chorobowego. Ponadto, pracodawca jest zobowiązany do przekazywania do ZUS dokumentów niezbędnych do wypłaty zasiłku, takich jak zwolnienie lekarskie (e-ZLA) oraz zaświadczenie Z-3 (jeśli pracownik jest zatrudniony na umowę o pracę) lub Z-3b (jeśli pracownik prowadzi działalność gospodarczą).
Ważne: To pracodawca, nawet w przypadku wypłaty zasiłku przez ZUS, jest odpowiedzialny za prawidłowe naliczenie podstawy wymiaru zasiłku chorobowego i przekazanie jej do ZUS. Błędy w tym zakresie mogą skutkować nieprawidłową wysokością wypłacanego zasiłku.
Przykład: Pani Anna, lat 30, pracuje w salonie kosmetycznym zatrudniającym 8 osób. W lutym zachorowała i przebywała na zwolnieniu lekarskim przez 45 dni. Pracodawca wypłacił Pani Annie wynagrodzenie chorobowe za pierwsze 33 dni niezdolności do pracy. Następnie, po przekazaniu dokumentów do ZUS, ZUS wypłacił Pani Annie zasiłek chorobowy za pozostałe 12 dni zwolnienia.
Zmiany w Systemie L4 Planowane na Przyszłość – Czy ZUS Będzie Płacił Od Pierwszego Dnia?
Od pewnego czasu w przestrzeni publicznej toczy się dyskusja na temat ewentualnych zmian w systemie wypłaty zasiłków chorobowych. Jednym z rozważanych pomysłów jest przejęcie przez ZUS obowiązku wypłaty zasiłku chorobowego już od pierwszego dnia zwolnienia lekarskiego, niezależnie od wielkości firmy. Taka zmiana miałaby na celu odciążenie pracodawców, szczególnie tych mniejszych, od kosztów związanych z absencją chorobową pracowników.
Choć w roku 2025 zmiany te jeszcze nie weszły w życie, warto śledzić rozwój sytuacji i ewentualne decyzje ustawodawcy. Przejęcie przez ZUS wypłaty zasiłku chorobowego od pierwszego dnia mogłoby znacząco wpłynąć na płynność finansową małych firm i uprościć proces rozliczania się z ZUS w tym zakresie.
Potencjalne korzyści takiej zmiany:
- Zmniejszenie obciążenia finansowego małych firm.
- Uproszczenie procedur związanych z wypłatą wynagrodzenia chorobowego.
- Zwiększenie przewidywalności kosztów pracy.
Potencjalne zagrożenia takiej zmiany:
- Zwiększenie obciążenia finansowego ZUS.
- Ryzyko opóźnień w wypłacie zasiłków.
- Konieczność wprowadzenia dodatkowych mechanizmów kontroli zwolnień lekarskich.
Praktyczne Wskazówki dla Pracodawców Małych Firm
Zarządzanie absencją chorobową pracowników w małej firmie to wyzwanie, które wymaga odpowiedniego podejścia i znajomości przepisów. Oto kilka praktycznych wskazówek dla pracodawców:
- Dokładnie zaznajom się z przepisami dotyczącymi wynagrodzenia i zasiłku chorobowego. Unikniesz błędów i potencjalnych problemów z ZUS.
- Terminowo zgłaszaj pracowników do ubezpieczenia chorobowego. To warunek konieczny, aby pracownik mógł otrzymać zasiłek.
- Dbaj o prawidłowe naliczanie podstawy wymiaru zasiłku chorobowego. W razie wątpliwości skonsultuj się z księgowym lub specjalistą ds. kadr i płac.
- Monitoruj absencję chorobową pracowników. Analizuj przyczyny i staraj się wdrażać działania profilaktyczne.
- Komunikuj się z pracownikami. Wyjaśniaj zasady i procedury dotyczące zwolnień lekarskich.
- Rozważ wykupienie dodatkowego ubezpieczenia chorobowego dla pracowników. Może to pomóc w pokryciu kosztów związanych z absencją chorobową.
- Wykorzystuj platformę PUE ZUS. Ułatwia ona komunikację z ZUS i dostęp do informacji o ubezpieczeniu chorobowym pracowników.
Podsumowanie – Kto Płaci za L4 w Małej Firmie w 2025 Roku?
Podsumowując, w 2025 roku w firmach zatrudniających mniej niż 20 osób, za wypłatę za zwolnienie lekarskie odpowiadają:
- Pracodawca: Wypłaca wynagrodzenie chorobowe przez pierwsze 33 dni (lub 14 dni dla pracowników powyżej 50 roku życia).
- ZUS: Wypłaca zasiłek chorobowy po upływie okresu wypłaty wynagrodzenia chorobowego przez pracodawcę.
Warto pamiętać o planowanych zmianach w systemie wypłaty zasiłków chorobowych, które mogą w przyszłości przenieść odpowiedzialność za wypłatę świadczeń na ZUS już od pierwszego dnia zwolnienia lekarskiego. Zachęcamy do śledzenia aktualnych informacji i dostosowywania się do zmieniających się przepisów.
Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku wątpliwości zalecamy skonsultowanie się z prawnikiem lub specjalistą ds. ubezpieczeń społecznych.
